Совершенствование стилей и методов управления администрации с. Засопка

Рациональное проведение совещания

Среди разных видов деятельности руководителя наибольшее количество времени, причем с отрывом от остальной работы, поглощают совещания. Но между тем, "самые лучшие совещания те, которые вообще проводить не надо!" [26].

Организация проведения деловых совещаний включает подготовку, проведение, принятие решений.

) Непосредственный сбор людей имеет смысл, когда есть необходимость в:

обмене информацией;

выявлений мнений;

анализе трудных ситуаций и проблем;

принятии решений по комплексным вопросам.

) Рекомендуемые альтернаты проведения совещания.

решение ответственного руководителя;

несколько телефонных звонков или совещание по селектору;

объединение с другими совещаниями.

) Проверьте, надо ли вам лично принимать участие в совещании.

) Рекомендуем ограничить, по возможности, продолжительность своего участия временем, которое требуется для вашего выступления.

) Сужайте круг участников (оптимальный состав участников 7-9 человек, максимум 12).

) Правильно выбирайте дату и время проведения совещания. Наилучший день для совещания - четверг или среда. Оптимальная продолжительность совместной умственной деятельности - 40-45 минут.

) Определяйте предварительную цель и соответствующие пункты повестки дня совещания.

) Повестку дня составляйте с указанием времени, необходимого для обсуждения отдельных тем.

) Совещания лучше созывать в специально оборудованных для этой цели помещениях.

) Начинайте и заканчивайте совещание точно вовремя.

) Сообщите в начале совещания стоимость минуты.

) Поручите одному из участников ведение протокола.

) Держите под контролем перерывы.

) Распознайте такие критические пункты в дискуссии, как разговоры на отвлеченную тему, поспешные выводы и неверные решения.

) Повторите принятые решения и согласованные меры, чтобы заручиться согласием участников и исключить разногласия.

) В конце заседания подводят итоги и поясните что, как и к какому времени должно быть сделано.

) После совещания составьте итоговый протокол - по возможности через 24 или 48 часов после завершения заседания (рисунок 6).

) Контролируйте выполнение решений заседания.

Рисунок 6. Формуляр протокола

Рисунок 7. Организация и проведение деловых совещаний

Рисунок 7 помогает подвести итог по тому, как мы считали правильным проводить совещания. Глава администрации села не считает, что нужно ежедневно проводить совещание и в этом он прав. Хорошо, когда можно решить нужные вопросы без отрыва от производства.

Деловые совещания часто носят дефективный характер, когда руководитель с позиции "Родитель" указывает свое мнение как единственное решение проблемы, а остальные участники с позиции "Ребенок" принимают это решение к исполнению. Наиболее эффективны деловые совещания, которые носят коллегиальный характер равноправного взаимодействия с позиции "Взрослый - Взрослый". В целях снятия пассивности участников можно применить высказывания по кругу или метод "мозгового штурма".

При проведении совещания приходится иметь дело с характерными типами участников. [31] Как с ними обходиться или как их нейтрализовать:

) Спорщик. Сохранять невозмутимость и деловитость. Предоставлять группе опровергать его утверждения.