Исследование информационных потоков в аппарате управления

Типические группы документов выделяются по признакам, характерным для работы данного аппарата управления (например, кадровые, плановые, отчетные, финансовые и т. п.).

Затем классифицируются документы внутри групп в соответствии например с классификацией, приведенной в главе второй или по признакам, отвечающим функциям управления.

Выявленный и классифицированный перечень документов согласовывают с руководством, после чего он может быть положен в основу дальнейших работ по унификации и типизации документов, проектированию их новых форм, сокращению количества и т. п.

Детальные сведения о документах получают, заполняя анкеты документов.

Изучение потоков управленческих документов может быть произведено наблюдением за прохождением документов; изучением документации; анкетированием; с помощью автооперограмм.

Маршрут движения документа с момента его поступления (или изготовления) до момента передачи в архив или в экспедицию можно точно установить простым наблюдением. Однако хотя сведения и будут достоверными, затраты на их получение будут значительными.

Изучением документации и опросом также можно получить достоверные сведения о маршруте управленческих документов, составляя например, принципиальные маршрутные схемы, которые позволяют выяснить: количество структурных подразделений (сотрудников), через которых проходит документ; последовательность прохождения; состав операций, выполняемых с документом в каждом из структурных подразделений.

Эффективен при изучении работы с документами и метод автооперограмм - разновидность анкетирования (разработка и последующий анализ заполненных сотрудниками аппарата управления анкет). Анкета состоит из вертикальных и горизонтальных граф. По горизонтали отмечаются фамилии сотрудников, обрабатывающих или составляющих документ, а по вертикали указываются выполняемые им операции.

Автооперограмма прилагается к документу по указанию начальника аппарата управления или его заместителя в соответствии с приказом по аппарату управления. Секретарь (инспектор) аппарата управления вписывает в верхнюю строку номер документа и дату наложения резолюции, присваивает автооперограмме номер и регистрирует этот номер, а также номер и дату документа в регистрационных картах или журнале. Исполнитель, получив документ с автооперограммой, обязан в первой свободной строке написать свою фамилию;

после окончания выполняемой им операции, против своей фамилии в столбце, отвечающем виду выполненной им операции, поставить дробью дату окончания операции и время, затраченное на ее выполнение.

После исполнения документа при сдаче его в экспедицию или архив заполненная автооперограмма передается выделенному для этой цели секретарю-инспектору аппарата управления.

Использование автооперограмм позволяет получить следующие сведения; перечень операций над документами; количество исполнителей, занятых обработкой определенных документов; маршрут движения документов; трудоемкость операций над документами; последовательность выполнения операций. Достоинство метода автооперограмм - высокая достоверность и полнота полученных сведений, недостаток сравнительно большая трудоемкость. При большом количестве автооперограмм их необходимо приспособить для машинной обработки, введя соответствующие шифры.