Исследование информационных потоков в аппарате управления
Зная частоту появления и значимость отдельных видов связей, можно определить их относительный «вес». Если предпочтение отдается какому-либо одному виду связи независимо от того, насколько часто она появляется, то решающим фактором в этом случае будет частота появления именно этой связи. Применив бальную оценку каждой из связей, определяем ее общий вес простым умножением весов.
Имея эти данные, составляют таблицу (матрицу) весов. В этой матрице числа в отдельных клетках указывают связи, полученные перемножением частоты связей на оценку их значимости по выбранной, например, трех бальной системе - 3, 2, 1.
Матрица весов позволит решить и проблему оптимального размещения сотрудников структурного подразделения. Из матрицы весов выбирают сотрудника А с наибольшим весом связей, затем сотрудника £ и т. д. Метод позволяет оптимизировать размещение сотрудников при проектировании рационального аппарата управления.
Исследование документированных информационных потоков проводят следующими методами:
на стадиях технического задания, технического предложения или эскизного проекта - беседы и опросы, изучение документов, анкетирование
на стадиях технического и рабочего проектирования - изучение документов полистным их просмотром, анкетирование, с помощью автооперограмм.
Исследование бездокументных информационных потоков во время реализации технического задания, технического предложения и эскизного проекта производят путем бесед и опросов; на стадиях технического и рабочего проекта - изучением технической документации, анкетированием и с помощью технических средств.
Исследовать как документные, так и бездокументные информационные потоки можно путем инвентаризации и выборочными методами в течение всего расчетного периода (например, в течение года или в ограниченных интервалах времени: неделя, месяц). Результаты исследований обрабатываются статистическими методами и могут быть представлены в виде информационных моделей.
Группировка и классификация неформализованной управленческой информации. Исследование потоков неформализованной информации начинают со сбора фактического материала, всех видов документированной и недокументированной информации, которая используется в аппарате управления. Исследования управленческой информации ведут от «общего к частному», последовательно переходя от укрупненного деления информационного массива на группы к классификации и разделению информации внутри групп, к изучению и анализу отдельных сообщений.
В первую очередь составляют перечень документированной и недокументированной информации. Перечень позволяет выявить процедуры, связанные с построением и обработкой информации, дает возможность построить тезаурус документов, определяющий количество смысловой информации. Перечень документов в дальнейшем позволит формализовать процесс их составления. Так как процессы управления повторяются, то число способов образования документа ограниченно. Перечень документов также способствует использованию матричных методов изучения аппарата управления.
Для составления перечня документов можно применить анкетирование.
Перечень недокументированных сообщений получают с помощью опроса и бесед или используя простую анкету, заполненную ведущими сотрудниками аппарата управления. Уточняют его, просматривая регистрационные карты (журналы), изучая документы в делах и т. п.