Исследование информационных потоков в аппарате управления
Полное представление об информационных потоках в аппарате управления может быть получено при изучении его информационной структуры и документированной и недокументированной информации.
Цель исследований информационных структур аппарата управления - получение исходных данных для: проектирования системы документационно-информационйого обеспечения учреждения, в состав которой могут входить подсистемы формирования исходных данных, подразделения и службы обработки корреспонденции, копирования и размножения документов, архив и т. п.
Знание информационной структуры аппарата управления необходимо и для размещения его структурных подразделений, выбора оборудования для транспортировки и передачи документов, проектирования систем связи. Сами же документы исследуют, для того чтобы выяснить возможности их унификации, разработать оптимальные технологические процессы работы с ними, выбрать технические средства механизации и автоматизации документационных процессов.
При изучении информационных структур учитывают функциональные связи и связи, необходимые для передачи материальных объектов.
Информацию о существующих связях получают во время опросов, бесед, анкетирования, с помощью технических средств и т. п. Полученные сведения в зависимости от цели проектирования представляют в виде графиков, схем или таблиц. При представлении информационной структуры иерархической системы управления график имеет вид направленного сверху вниз дерева. На высшем уровне иерархии находится руководитель аппарата управления, на следующем - его заместители и так далее в соответствии с таблицами уровней подчиненности отделов и сотрудников. При представлении информационной структуры в виде схем можно использовать символику, принятую для изображения элементов и связей в автоматизированных системах управления и системах обработки данных.
Числа в матрице показывают, сколько раз была зарегистрирована в течение наблюдаемого периода связь между подразделениями. Каждому числу, расположенному выше диагонали матрицы соответствует число ниже диагонали. Эти числа, показывающие интенсивность связей между подразделением, в общем случае могут быть и не равны, так как характеризуют например, число обращений или вызовов подразделения и число обращений или вызовов подразделения. Для определения интенсивности связи между двумя подразделениями берут либо их среднее арифметическое либо максимальное значение.
Выбор определяется целями, для которых исследуются информационные связи. Например, для проектирования пневмопочт загрузку канала будет определять величина макс (так как необходимо транспортировать обратно и пустые патроны), а для решения вопроса о размещении подразделений - величина х.
Такие таблицы составляют для личных контактов, передачи документов и для передачи данных по техническим каналам связи. Для каждого из этих видов связи может быть составлена или своя таблица, или сводная таблица по всем видам связи.
Наиболее простой и эффективный способ получения сведений об информационных связях между подразделениями заключается в следующем. Для каждого подразделения составляют таблицу связей.
С помощью опроса всех или только ведущих сотрудников подразделения устанавливают интенсивность связей с каждым отделом по личным контактам, передаче документов и использованию технических средств. «Вес» связи определяется количеством сотрудников, которые указали на свои контакты с тем или иным подразделением. Суммируя высказывания сотрудников, можно установить, что наибольшая интенсивность связи по личным контактам будет, например, с подразделением. При анализе можно учесть и служебное положение сотрудника с помощью коэффициента его оценки.