Основы системы бюджетного управления. Бюджетирование в системе менеджмента предприятия

текущего контроля исполнения бюджетов;

деятельности бюджетных комитетов (принятие плановых бюджетов и подведение итогов по факту их исполнения).

Значительные трудозатраты менеджеров компании привлекаются на постоянное уточнение прогнозных показателей уже после сдачи материалов в финансовую службу. Конечно, в идеале таких уточнений не должно быть вовсе, но в реальности так получается редко. Как правило, финансовая служба не имеет рычагов воздействия на владельцев функциональных бюджетов, а потому не может заставить их подавать материалы в срок. Установить ответственность владельцев бюджетов за своевременность подачи материалов может только генеральный директор. Финансовая служба должна отвечать лишь за правильность использования методики расчета бюджетных показателей. Для разной информации должны использоваться разные методы контроля. Такой подход позволит сэкономить время, как генерального директора, так и высококвалифицированных сотрудников компании. Построение продуманной системы приоритетов в анализе информации позволит увеличить размеры экономии - ведь на практике для систематического анализа используется не более 20% информации. Обычно применяют несколько видов контроля:

. Постоянный контроль. Учет ведется ежедневно либо с высокой периодичностью. Данные накапливаются в информационной системе. Отчеты доступны постоянно и содержат актуальную информацию. Сфера применения - основные статьи оборотов, переменные доходы и затраты. Пример показателей: выручка, отгрузка, платежный баланс, дебиторская и кредиторская задолженность, запасы.

. Контроль по закрытию периода. Данные обрабатываются по окончании определенного временного отрезка. Сфера применения - статьи затрат по основной деятельности, обычно не зависящие от оборота (постоянные расходы). Пример показателей: себестоимость, прибыль, фонд заработной платы, налоги, инвестиционная деятельность, чистый денежный поток.

. Контроль по запросу. Некоторые данные накапливаются только в системе фискального учета, детальный анализ их не ведется. При необходимости (по запросу) проводится тематическая проверка. Сфера применения - не особенно значимые и не изменяющиеся от периода к периоду расходы, такие как расходы на административно-хозяйственное обеспечение. Примеры: проверки при внезапном и немотивированном увеличении расходов на ремонт, горючесмазочные материалы, телекоммуникации, информационные технологии, социальные нужды.

Одна из функций бюджета в управлении- быть согласующим звеном для всех служб предприятия. Эту функцию можно осуществлять в системе бюджетирования, если тщательно следить за тем, чтобы плановая деятельность разных подразделений компании согласованно и своевременно отражалась в бюджетах предприятия. Планы основных служб (в натуральных единицах) должны быть согласованы еще до формирования бюджетов и корректно отражены в них. Тогда можно будет проконтролировать сбалансированность бюджетов друг с другом.

Осуществить такое согласование часто оказывается весьма проблематично. Как правило, закупщикам и производственникам, например, требуется очень детальный долгосрочный план, а сбытовики по объективным причинам такой план обеспечить не могут. Данную проблему, возможно решить, определив оптимальные для всех сторон сроки и детальность планирования по ассортиментному ряду. Для этого необходимо подобрать такие сроки планирования, при дальнейшем сокращении которых (например, при планировании менее чем на один производственный цикл) эффективность производства и закупок падает до неприемлемого уровня. При таких сроках отдел сбыта сможет сделать достаточно достоверный прогноз.

Необходимо, чтобы система бюджетирования давала возможность контролировать не только стандартные (общепринятые) финансовые параметры, но и показатели, касающиеся тактических задач компании, такие как повышение качества продукции, снижение энергоемкости производства, рост производительности труда. Определите, какие показатели понадобятся для работы в следующем периоде (квартале, году), чтобы финансовая служба смогла разработать методику их сбора и формирования. Также необходимым моментом эволюции системы бюджетирования является отказ от расчета устаревших показателей, потерявших свою актуальность.

При анализе сведений, представленных в бюджетах основное внимание следует уделить тем данным, которые составляют основной объем доходов и расходов. Полный их анализ, а также вывод о правомерности заложенных показателей и правильности использованной при их расчете методики - зона ответственности финансовой службы. Основное внимание следует уделить анализу статей затрат, которыми можно управлять, и факторов, оказывающих воздействие на эти затраты. Выделить такие статьи и определить факторы влияющие на них также должна финансовая служба. На первый взгляд, к числу управляемых относятся все статьи. Но это не совсем так. В некоторых видах бизнеса ассортиментный ряд продукции малоуправляем, поэтому изменения себестоимости, связанные с изменениями ассортимента, следует также считать неуправляемыми. Но в то же время изменения себестоимости могут быть связаны с нарушением нормативов удельных затрат, поэтому, если такие изменения происходят, желательно выяснить их причины.