Совершенствование документационного обеспечения процесса оценки и аттестации персонала

Документационное обеспечение - организация работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом . Его основой является делопроизводство - полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.

Основными функциями по документационному обеспечению системы управления персоналом учреждения являются: своевременная обработка поступающей и передаваемой документации; доведение документации до соответствующих работников системы управления персоналом для исполнения; печатание документов по кадровым вопросам; регистрация, учет и хранение документов по персоналу; формирование дел в соответствии с номенклатурой, утвержденной для данной организации; копирование и размножение документов по кадровым вопросам; контроль исполнения документов; передача документации по вертикальным и горизонтальным связям и др.

Требования к оформлению документов базируются на государственных стандартах унифицированных систем документации. Основными действующими государственными стандартами в области документов и делопроизводства являются:

- ГОСТ 16487-83 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения";

- ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и др.

В настоящее время документы составляются как в традиционном исполнении, так и в виде машиноориентированных и машиночитаемых документов, предназначенных для обработки части содержащейся в них информации средствами ВТ, ПК. Такие документы, оформленные по соответствующему ГОСТу, также имеют юридическую силу.

Для упорядочивания системы документов по аттестации персонала в ПАСС мы предлагаем ввести следующие группы документов:

- распорядительные (приказы, положения);

- методические (указания, рекомендации);

- организационно - технические (формы анкет, опросных и аттестационных листов, интервью, планов карьеры, графики и аттестации).

Выбор форм и видов документов будет зависеть от целей и задач, которое ставит руководство завода ОАО Алтай- кокс при проведении оценки на следующий год. Руководители и специалисты кадровой службы могут самостоятельно определить набор документов по аттестации с учетом ее целей и задач.

К распорядительным документам относятся приказы и положения. В новой предложенной нами форме приказа "О проведении аттестации в цехе газоспасателей ПАСС , ОАО Алтай кокс,г. Заринск" должны быть освещены как минимум следующие положения :

. Основные и вспомогательные цели (назначение) аттестации (для чего проводится?).

. Сроки аттестации (когда должна быть проведена?).

. Утверждение принятого порядка (регламента) проведения аттестации и порядка формирования аттестационной комиссии (кто и как будет проводить аттестацию?).

. Утверждение порядка предоставления методической и организационно - технической помощи ПАСС; показана роль кадровой службы.

Для детализации распределения функций в цехе газоспасателей ПАСС порядок организации и проведения аттестации должен включать следующие разделы:

- основные положения (подтверждается назначение аттестации, расписаны роли, функции и обязанности руководителей, указан порядок предварительных мероприятий),

- описание процедуры аттестации (собеседование, анкетирование, тесты и др.; указывается порядок содержание и формы процедуры аттестации, число этапов, формы документов; конкретно описывается назначение самой процедуры),

- описание порядка подведения итогов.

Положение о проведении аттестации - документ, аналогичный документу порядок, общие положения (цели аттестации, её место в кадровой политике учреждения),

- порядок проведения аттестации и полномочия аттестационной комиссии (периодичность проведения аттестации, порядок установления сроков аттестации - кем устанавливается, определение ответственных исполнителей, формы учета результатов и т. п.),

- критерии оценки и использования результатов аттестации (определяется, на какие качества должны обратить внимание аттестующиеся, каким образом они должны выделить основные и дополнительные квалификации; фиксируется необходимость установления минимальных требований к должности и т. п.).