Характеристика службы информационного обеспечения управления

Важно не просто получить информацию, но и иметь ее в таком виде, который бы обеспечивал ее однозначную интерпретацию и был нагляден для восприятия. Поэтому информация должна поступать к руководителю в тщательно обработанном и подготовленном для анализа виде.

Сегодня все крупные и процветающие коммерческие структуры развитых государств имеют в своем штате подразделения, которые занимаются информационной деятельностью. В одних фирмах - это информационно-аналитический отдел, в других - отдел маркетинга, на который руководство фирмы наряду с другими возлагает и информационно-аналитические задачи, отдел коммерческой разведки, информационный центр или служба информации.

Вся поступающая в информационную службу информация может рассматриваться как маркетинговая, поскольку она отбирается в интересах предприятия. Задача информационной службы - квалифицированно обработать ее и распределить по потребителям. Основная цель - это обеспечение оперативного получения руководителем и другими службами максимального объема качественной и конкретной информации, необходимой им для принятия более обоснованных и взвешенных решений, адекватного реагирования на происходящие события, а также получения своевременных рекомендаций и предложений. [10].

Эффективность стратегии маркетинга, реализация его целей зависят от качества информации, на основе которой эта стратегия развивается. Поэтому основной задачей участия информационной службы в маркетинге продукции предприятия является создание и поддержание системы информации, обеспечивающей оперативное поступление достоверных сведений, необходимых для успешной маркетинговой деятельности предприятия. Эта информация должна освещать спрос на определенные товары и услуги, содержать характеристики возможных конкурентов, а также внешних условий, в которых протекает маркетинговая деятельность предприятия (инфраструктура, уровень развития, правовые и экономические требования и т.д.) [10].

Если предприятие маленькое, то обязанности сбора, обработки и распределения информации могут быть возложены на одного человека - менеджера референта или координатора. Если предприятие крупное, необходимо создать новое подразделение. Оно может называться информационно-аналитическим отделом.

Информационно-аналитическая служба является основным центром, в котором концентрируется, обрабатывается и анализируется самая разнообразная внешняя информация. То же справедливо и по отношению к внутренней информации. Большая часть внутренней информации попадает в нее из других подразделений фирмы и в основном представлена в уже обработанном, подготовленном для анализа виде. Таким образом, основные задачи, стоящие перед информационной службой:

) сбор, обработка и анализ внешней информации

) сбор, обработка и анализ внутренней информации

) на основе проводимого анализа выработка соответствующих рекомендаций и предложений

) оперативное, полное наглядное предоставление результатов анализа, соответствующих выводов и выработанных рекомендаций

) долговременное хранение всей собранной информации для последующего ее использования в работе

) решение нестандартных задач анализа деятельности фирмы

Основные проблемы и трудности, характерные для деятельности информационной службы [9]:

информационные отдел получает большие объемы информации из самых различных источников. Это приводит к невозможности одному человеку качественно обработать материал

основная масса информации представлена на бумажных носителях и имеет самую разнообразную форму представления. Это существенно затрудняет и замедляет ее предварительную обработку

на этапе обработки и преобразования данных в электронный вид возникает вероятность появления ошибок и ввода неправильной информации

основная масса информации поступает на бумажных носителях. С течением времени скапливаются большие объемы разнообразных печатных изданий, а также ксерокопий. Когда возникает потребность в каких-либо материалах, их поиск занимает слишком много времени

проблема представления информации.

Предлагаются следующие шаги для их решения:

) разграничение обязанностей между специалистами службы

) внедрение современных компьютерных и информационных технологий работы с информацией.

Это - информационная система (ИС). Информационная система - вся инфраструктура предприятия, задействованная в процессе управления всеми информационно-документальными потоками [1], включающая в себя следующие обязательные элементы: . информационная модель, представляющая собой совокупность правил и алгоритмов функционирования ИС; . регламент развития информационной модели и правила внесения в нее изменений; . кадровые ресурсы, отвечающие за формирование и развитие информационной модели; . программный комплекс, конфигурация которого соответствует требованиям информационной модели; . кадровые ресурсы, отвечающие за конфигурирование программного комплекса и его соответствие утвержденной информационной модели; . регламент внесения изменений в конфигурацию программного комплекса; . аппаратно-техническую базу, соответствующую требованиям по эксплуатации программного комплекса; . эксплуатационно-технические кадровые ресурсы; . правила использования программного комплекса и пользовательские инструкции.