Анализ информационных потоков на предприятии

Совершенствование методов управления является одной из основных задач, от решения которой зависит степень прогресса предприятия. С каждым годом неизбежно растет и усложняется интенсивность обмена информацией на предприятии, в связи с чем большую актуальность приобретает проблема создания методов описания, анализа и исследования потоков информации. Для ее решения рассматриваются: анализ организации; совершенствование схемы документооборота; разработка автоматизированных систем информационного обеспечения. Изучение потоков информации дает общее представление о функционирование объектов управления и является первым шагом в анализе организации. На данном этапе возможно решения ряда задач относительно улучшения схемы документопотоков. Дальнейшее исследование информационных потоков позволяет выявить элементы информационного отображения объекта, отношения между ними, структуру и динамику потоков информации.

Сегодня не существует единого и универсального метода для решения вышеперечисленных задач. Графические методы являются наиболее простыми, иллюстративными, универсальными и экономичными методами описания информационных потоков [1]. Они позволяют прослеживать пути документов, регистрировать моменты их образования, операции, осуществляемые с документами, и составить общую характеристику документооборота предприятия, а также сделать некоторые выводы относительно его эффективности, но при условии относительно небольшой размерности документопотоков. По результатам анализа можно определить основные характеристика документооборота: общий объем документов и их объем по отдельным подразделениям; маршруты движения и жизненный цикл документов. Основным недостатком методов графического анализа является трудность дальнейшего развития и применения формализованных методов анализа, так как функциональные отношения, алфавит и выражения значения элементов потока записываются с помощью естественного языка, что создает трудности при последующей обработке подобной графической схемы методами формального анализа. Формализованные методы позволяют выполнять анализ при больших размерностях документопотоков [1]. Одним из основных достоинств является большая ориентированность на использование средств вычислительной техники, поскольку они используют структуры данных, обработка которых хорошо реализована на алгоритмическом уровне. Наиболее приемлемым является использование графических методов в совокупности с формализованными методами, допускающих переход от одного метода к другому и методы компьютерного графического моделирования, таких как методология IDEF1 и IDEF2 [2]. Авторами предлагается использование стандарта IDEF1 как инструмент для анализа и изучения взаимосвязей между информационными потоками в рамках коммерческой деятельности предприятия.

Существует следующая методика изучения информационной системы предприятия, осуществляющаяся в два этапа: первый - обследование, второй - построение и анализ информационной модели. Обследование предполагается проводить по заранее разработанной программе, которая включает: изучение структуры и функций подразделений предприятия; составление перечня входящих и исходящих документов для каждого подразделения, а также регистрацию всех поступающих и выходящих сообщений; четкое определение процессов формирования и маршрутов движения документов; сбор данных о назначении форм документов и количестве разрабатываемых экземпляров, периодичности составления документов, показателях, содержащихся в каждом конкретном документе (сообщении); повторяемость и применяемость показателей в подразделениях; алгоритм их формирования. После выполнения всех необходимых этапов предварительного анализа на основании собранных данных применяется один из методов анализа.